Het verwerken van persoonsgegevens bij pre-employment screening

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Bij bedrijven waar gevoelige (financiële) informatie een belangrijke rol speelt, kan het soms wenselijk zijn om voorafgaand aan de indiensttreding van een werknemer (of het inhuren van een uitzendkracht) een pre-employment screening te doen. Maar is een dergelijke screening altijd toegestaan? Als aan bepaalde voorwaarden is voldaan is wel. Bij een pre-employment screening worden zogenoemde “persoonsgegevens waaraan bijzondere risico’s zijn verbonden” verwerkt. Als het voornemen tot het verwerken van dergelijke persoonsgegevens wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), kan de AP besluiten om tot nader onderzoek over te gaan. De AP onderzoekt dan of de pre-employment screening aan de vereisten van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) voldoet. Op grond van de Wbp mogen gegevens slechts worden verwerkt als die verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verantwoordelijke voor de verwerking of een derde aan wie die gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele vrijheden van de betrokkene prevaleert. In het geval van de pre-employment screening is de werknemer die de screening ondergaat, de betrokkene. De volgende voorwaarden zijn van belang en worden door de AP getoetst. Zijn de doeleinden van de pre-employment screening welbepaald, gerechtvaardigd en uitdrukkelijk omschreven? Dit betekent dat van te voren precies duidelijk moet zijn wat het doel is van het verzamelen en verwerken van de gegevens. In geval van pre-employment screening kan bijvoorbeeld sprake zijn van een gerechtvaardigd doel als de screening plaatsvindt omdat een werknemer met vertrouwelijke financiële gegevens zal gaan werken. Bewaart u de gegevens niet langer dan noodzakelijk? Afhankelijk van het soort gegevens en het doel waarvoor gegevens bewaard worden, gelden er maximale bewaartermijnen voor de gegevens. In geval van een pre-employment screening is de bewaartermijn van de gegevens vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Zijn de verzamelde gegevens toereikend ter zake dienend en niet bovenmatig? Dit betekent dat er voldoende informatie moet zijn gelet op de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Niet te weinig informatie zodat geen goed beeld kan worden gevormd, maar ook geen overbodige gegevens die niet nodig zijn of er niet toe doen. Heeft u ervoor gezorgd dat de gegevens geheim blijven? Dit betekent dat personen die onder het gezag van een verantwoordelijke gegevens verwerken, deze gegevens slechts mogen verwerken in opdracht van de verantwoordelijke en daarbij gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht. Degene die de screening uitvoert, en diens ondergeschikten die dat in opdracht doen, zijn dus aan deze geheimhoudingsplicht gebonden. Heeft u alle rechten van de betrokkene voldoende gewaarborgd? In het geval van de pre-employment screening ziet dit op het informeren van degene die een pre-employment screening ondergaat en deze persoon informeren over het recht op inzage, aanvulling, correctie en verwijdering van de gegevens. Als aan deze voorwaarden is voldaan zal de AP het voorgenomen besluit tot het verwerken van gegevens (in dit geval de pre-employment screening) rechtmatig verklaren. Tot zes weken na de publicatie van deze verklaring van rechtmatigheid kunnen belanghebbenden beroep instellen tegen dit besluit.   Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen in het privacy-recht? Meld u dan aan voor de Privacy Nieuwsbrief. Meer weten over arbeid? Kijk op ploumoverarbeid.nl.