• Ploum Privacyverklaring

Ploum Privacyverklaring: wat wij doen met de persoonsgegevens van onze bezoekers, klanten en overige relaties

Ploum levert als advocaten- en notarissenkantoor juridische dienstverlening aan middelgrote en grote ondernemingen. Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om persoonsgegevens van u te verwerken. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie geven over een individueel persoon, zoals contactgegevens, maar ook financiële gegevens of gegevens over andere privacygevoelige zaken.

We verzamelen alleen persoonsgegevens als wij een opdracht voor u uitvoeren, of als u ons kantoor of onze website bezoekt. Wij gebruiken voornamelijk persoonsgegevens om de opdracht voor u uit te voeren. Bijvoorbeeld gegevens die betrekking hebben op uw medewerkers of klanten waarmee u een geschil heeft of waarvan de gegevens in een overeenkomst of notariële akte moeten worden vermeld. Als u ons kantoor bezoekt, verwerken wij ook de beelden van de camera’s die wij gebruiken om ons pand te beveiligen.

Als wij persoonsgegevens verwerken, doen wij dat altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de wet en ons interne privacybeleid. De basisbeginselen van ons interne privacybeleid zijn de volgende:

  • We vertellen u altijd wat wij doen met uw gegevens en hoe u bijvoorbeeld uw recht op inzage en bezwaar kunt uitoefenen.
  • We gebruiken de gegevens alleen voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld (zoals uitvoering opdracht, relatiebeheer, klantenadministratie, en marketing).
  • We verzamelen, gebruiken en bewaren niet meer gegevens dan wij nodig hebben om het doel te bereiken waarvoor wij de gegevens hebben verkregen en alleen als er geen andere manier is om hetzelfde doel te bereiken.
  • Hoe privacygevoeliger de informatie, des te minder gebruik wij maken van de gegevens.
  • We gebruiken de gegevens alleen voor zover daarvoor een in de wet vermelde grond bestaat.
  • We nemen passende beveiligingsmaatregelen tegen verlies van of onbevoegde toegang tot de persoonsgegevens.
  • We verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden als wij voldoende waarborgen voor de bescherming van uw gegevens krijgen.

Overzicht welke gegevens wij verzamelen en wat wij met de persoonsgegevens doen die wij krijgen bij de uitvoering van onze activiteiten

Cliënten:

  • Contactgegevens van de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordigers (zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, titel, adres, woonplaats, telefoonnummer);
  • Gegevens met het oog op behandeling van de zaak of de beslechting van het geschil (zoals gegevens over de wederpartij, cliënt en diens medewerkers of diens klanten); en
  • Gegevens met het oog op het berekenen of vastleggen van declaraties, het doen van betalingen en innen van vorderingen.

Bezoeker van de website (bijvoorbeeld als u het contactformulier invult, u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of een Mijn Ploum-account aanmaakt):

  • Contactgegevens (zoals naam, e-mailadres);
  • Het door u achtergelaten bericht, inclusief eventueel door u achtergelaten persoonsgegevens in dat bericht.;
  • Cookies (zie hiervoor ons cookiestatement)

Deelnemer Ploum Academy: 

  • Contactgegevens (zoals titel, voorletters, voornaam, achternaam, geslacht, bedrijf, functie, e-mailadres, adres).

Bezoekers kantoorpand Ploum: 

  • Contactgegevens (zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, kenteken);
  • Camerabeelden.

Cliënten:

  • Dienstverlening en advisering aan cliënt.
  • Relatiebeheer, marketing, klantenadministratie en servicedoeleinden; om:
  • u te informeren over de laatste nieuwtjes over Ploum;
  • u te informeren over relevante producten en diensten;
  • verkoopbevorderende activiteiten te ontplooien;
  • respons op onze marketingacties te meten;
  • een klantadministratie en debiteurenbeheer te voeren;
  • een ClientManagementSysteem (CMS) te beheren.

Bezoeker van de website (bijvoorbeeld als u het contactformulier invult, u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of een Mijn Ploum-account aanmaakt):

  • Voor servicedoeleinden: om uw bericht te kunnen opvolgen en u over de vervolgstappen te kunnen informeren.
  • Relatiebeheer, marketing, klantenadministratie en service-doeleinden (u informeren over de laatste nieuwtjes over Ploum en relevante diensten; marketing en het meten van respons op onze marketingacties te meten het beheer van ons ClientManagementSysteem (CMS)  het verbeteren van het functioneren van onze website).

Deelnemers cursus Ploum Academy:

Servicedoeleinden, klantenadministratie en relatiebeheer. Voor zover noodzakelijk voor:

  • Uw deelname aan onze cursus;
  • het voeren van een klantadministratie en debiteurenbeheer;
  • het beheren van een ClientManagementSysteem (CMS); en
  • het communiceren met u door middel van het verzenden van (service)e-mails.

Bezoekers kantoorpand Ploum:

  • Interne controle en bedrijfsbeveiliging

 

Cliënten:

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor:

  • De uitvoering van onze overeenkomst met de betrokkene;
  • Het voldoen aan onze wettelijk plicht, bijvoorbeeld het voldoen aan de vereisten van de Wwft;
  • het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo efficiënt mogelijk aan onze cliënten te kunnen (blijven) verlenen; en
  • het behartigen van uw gerechtvaardigde belang op het verkrijgen van juridisch advies en rechtsbijstand.

Bezoeker van de website (bijvoorbeeld als u het contactformulier invult, u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of een Mijn Ploum-account aanmaakt):

Het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo efficiënt mogelijk aan de bezoekers van onze website te kunnen (blijven) verlenen en om onze website zo goed mogelijk te gebruiken.

Deelnemer cursus Ploum Academy: 

Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van onze overeenkomst met u en het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Ploum of derden om onze diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen verlenen.

Bezoekers kantoorpand Ploum: 

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Ploum of derden. Dat gerechtvaardigd belang is het belang van Ploum om onze eigendommen te beveiligen.

Cliënten: 

  • Ploum gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leveranciers kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl;
  • Alleen medewerkers van Ploum die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Ploum.
  • Ploum deelt soms persoonsgegevens met marktonderzoekbureaus en andere derden. Dat doen we zoveel mogelijk in geanonimiseerde vorm. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl.

Bezoeker van de website (bijvoorbeeld als u het contactformulier invult, u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of een Mijn Ploum-account aanmaakt): 

  • Ploum gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leveranciers kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl;
  • Alleen medewerkers van Ploum die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Ploum.

Deelnemer cursus Ploum Academy: 

  • Ploum gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leveranciers kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl;
  • Alleen medewerkers van Ploum die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Ploum.

Bezoekers kantoorpand: 

  • Ploum gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leveranciers kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl;
  • Alleen medewerkers van Ploum die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Ploum.

Cliënten: 

We verwijderen de gegevens nadat de bewaartermijn op grond van toepasselijke gedrags- en beroepsregels is verstreken, dan wel -als die er niet zijn-, uiterlijk twee jaren na de beëindiging van de behandeling van de zaak, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl

Bezoeker van de website (bijvoorbeeld als u het contactformulier invult, u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of een Mijn Ploum-account aanmaakt):

We bewaren deze gegevens totdat wij uw bericht hebben gemarkeerd als ‘afgehandeld’, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. We bewaren contactgegevens van bezoekers die zich hebben aangemeld voor onze nieuwsbrief maximaal vier weken na de afmelding.

Deelnemer cursus Ploum Academy: 

We bewaren deze gegevens totdat u de cursus heeft bijgewoond en wij u een certificaat hebben toegezonden, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten.

Bezoekers kantoorpand Ploum:

We bewaren uw contactgegevens maximaal 6 maanden nadat u ons kantoorpand heeft bezocht. We bewaren de camerabeelden maximaal 4 weken na uw bezoe; tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten.

Cliënten: 

De verwerking van deze persoonsgegevens is nodig als u van onze diensten gebruik maakt, omdat wij zonder deze gegevens onze producten en/of diensten niet goed kunnen verlenen.

Bezoeker van de website (bijvoorbeeld als u het contactformulier invult, u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of een Mijn Ploum-account aanmaakt): 

De verwerking van deze persoonsgegevens is nodig als u wilt dat wij uw bericht in behandeling nemen of om aan uw verzoek om een nieuwsbrief te ontvangen. Zonder deze gegevens kunnen wij uw bericht niet in behandeling nemen of u een nieuwsbrief toesturen.

Deelnemer cursus Ploum Academy: 

De verwerking van deze persoonsgegevens is nodig als u gebruik wilt maken van de cursus bij Ploum, omdat wij zonder deze gegevens onze producten of diensten niet kunnen leveren.

Bezoekers kantoorpand Ploum: 

De verwerking van deze persoonsgegevens is nodig als u toegang wenst tot het gebouw van Ploum. Zonder deze gegevens kunnen wij u geen toegang verlenen.

 

Ploum, gevestigd aan de Blaak 28 (3011 TA) te Rotterdam, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

  • Ploum heeft met alle partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt, afspraken gemaakt zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet en het interne privacybeleid van Ploum en deze Ploum Privacyverklaring.
  • Als wij derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen wij dat alleen als wij zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze Ploum Privacyverklaring. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen.
  • In sommige gevallen moeten wij op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden, zoals justitie. Daarbij kijken wij altijd hoe wij uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.
  • Als wij uw gegevens willen doorgeven buiten Europa, bijvoorbeeld omdat een datacenter of onze leverancier daar is gevestigd, doen wij dit alleen onder de voorwaarden die de wet daaraan stelt, bijvoorbeeld door middel van een contract waarop de EU Model Clauses van toepassing zijn.
  • Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via: communicatie@ploum.nl.
  • Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om onze bezoekers en deelnemers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.
  • Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren wij u dan ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
  • U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
  • U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
  • Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kun u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
  • U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
  • U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.
  • Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.
  • U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan Ploum of communicatie@ploum.nl. Vergeet u niet om uw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt. U krijgt binnen een maand antwoord.

U kunt ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen. Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  • Wij gebruiken contactgegevens van onze cliënten voor het versturen van servicemails en het versturen van commerciële informatie, zoals nieuwsbrieven en uitnodigingen voor events. U kunt zich voor de mails met commerciële informatie altijd afmelden of uw voorkeuren instellen door de afmeldmogelijkheid te gebruiken die in ieder bericht is opgenomen of door een mail aan communicatie@ploum.nl. Wij gebruiken uw contactgegevens tot maximaal drie jaar na het sluiten van het dossier dat wij voor u hebben behandeld.
  • Wij gebruiken contactgegevens van andere relaties dan onze cliënten voor het versturen van commerciële informatie, zoals nieuwsbrieven en uitnodigingen voor events alleen als u daar vooraf toestemming heeft gegeven. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken door de afmeldmogelijkheid te gebruiken die in ieder bericht is opgenomen of door een mail aan communicatie@ploum.nl. Wij zullen u na drie jaar weer opnieuw toestemming vragen voor het gebruik van uw contactgegevens.